Wat is interne communicatie? Betekenis, strategie, voorbeelden, de 5 grootste frustraties van de interne communicatieadviseur en concrete tips voor betere interne communicatie! Geschreven door Nico de Jong, strateeg bij Butler.tv en ex-communicatieadviseur bij (middel)grote organisaties.
Onze collega’s krijgen de info, die we via de schermen in de kantine delen, veel beter mee dan wanneer we een nieuwsbrief versturen
Mark de Leeuw - Hamat
“Collega's snel geïnformeerd”
Met Butler.tv kan ik de 140 mensen die hier werken laten zien welke nieuwe concepten er van start zijn gegaan.
Jamie Veldhuizen - Marketingmanager bij Cotap
“Altijd op de hoogte”
Rondom het hoofdkantoor van Meijvast zijn regelmatig werkzaamheden. Om de huurders hier snel van op de hoogte te brengen, zet Jan deze boodschappen op het scherm.
Jan Uitbeijerse - Vastgoedbedrijf Meijvast B.V.
Extern winnen is intern beginnen
“Extern winnen is intern beginnen” is een befaamde uitspraak als het gaat om het belang van interne communicatie. En daarmee wordt niet alleen het belang van interne communicatie aangegeven, ook de relatie van interne communicatie met externe communicatie en verkoopresultaten wordt daarmee benadrukt. De wereldberoemde ondernemer Richard Branson deed er zelfs een prachtige uitspraak over: “Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they will take care of the clients.” Je begrijpt het vast al, dit artikel gaat over interne communicatie. We geven je dan ook interne communicatie voorbeelden, vertellen je wat de grootste frustraties zijn van de interne communicatieadviseur en geven je concrete oplossingen en tips. Veel leesplezier!
Wat is interne communicatie?
Interne communicatie is de informatieoverdracht tussen mensen die werkzaam zijn binnen eenzelfde organisatie. Bij interne communicatie heb je te maken met een zender of groep zenders en een ontvanger of groep ontvangers. Interne communicatiemiddelen worden ingezet om een boodschap over te dragen of om informatie uit te wisselen van de zender naar de ontvanger en vice versa. Bij die uitwisseling kan ruis ontstaan waardoor boodschappen anders opgevat worden dan bedoeld. Er zijn in totaal 5 doelen voor het inzetten van interne communicatie.
Over de auteur: Nico de Jong
Zelf ben ik, Nico de Jong en auteur van dit artikel, jarenlang communicatieadviseur geweest bij een grote mbo-school in het midden van het land. Interne communicatie was dan ook één van mijn speerpunten waar ik dagelijks mee te maken had. Voor zowel de medewerkers als de studenten, maar ook voor de bezoekers aan onze open dagen en evenementen. In mijn werk als adviseur heb ik mezelf altijd dezelfde vraag gesteld om de doelmatigheid van onze communicatie helder te krijgen: “Wat wil ik bereiken, bij wie wil ik dat bereiken en hoe wil ik dat bereiken?”
Interne communicatie strategie: wat wil je bereiken, bij wie en hoe?
De ‘wie’ was voor onze interne communicatie vrij helder en concreet zoals hierboven al vermeld. Op de ‘hoe’ wordt veelal de meeste nadruk gelegd door communicatieadviseurs, maar de ‘hoe’ kan pas goed beantwoord worden als de ‘wie’ en de ‘wat’ helder zijn. In de ‘wat’ gaat het dan ook over de doelen van interne communicatie. Ik geef je daarom hieronder vijf concrete doelen mee die voor jouw interne communicatie belangrijk kunnen zijn.
De 5 doelen van interne communicatie op een rij
Doel 1: Ervan weten (kennis)
Je doelgroepen worden geïnformeerd over interne documenten, events en wetenswaardigheden. Handig om een grote hoeveelheid interne communicatie op een gebundelde manier aan te bieden en daarmee een grote groep mensen te bereiken. Een groot effect met hoge efficiëntie en lage (tijds)investering is veelal het uitgangspunt.
Interne communicatiemiddelen die hierbij passen zijn: interne nieuwsbrief, intranet, posters, flyers of narrowcasting (beeldschermcommunicatie).
Onze klant Hamat heeft onze narrowcasting bijvoorbeeld ingezet voor interne communicatie. Lees hier het klantverhaal.
Doel 2: Uitleggen of iets begrijpelijk maken (kennis, houding)
Denk hierbij aan kennisoverdracht. Je wilt iets uitleggen aan een interne doelgroep, het begrijpelijk maken. Het doel is eenzijdige overdracht en niet zozeer om interactie te creëren.
Dat kan door middel van een peptalk, presentatie of videoboodschap.
Doel 3: Faciliteren of ondersteunen (kennis, houding, gedrag)
Bij dit doel kijk je nader naar wat een interne doelgroep nodig heeft en ondersteun je in de wensen die de doelgroep op tafel legt. Op basis van de wensen, bied je informatie, kennis of vaardigheden aan. In dit doel is er in meerdere mate sprake van tweezijdige communicatie.
Denk hierbij aan een intern communicatiemiddel zoals een training, online cursus, workshop of een seminar.
Doel 4: Zich betrokken voelen (houding, gedrag)
Kun je je mening goed laten horen en krijg je daarin ook een stem? Ik heb het hier over de betrokkenheid van een medewerker. Betrokkenheid is dan ook veelal de opmaat naar verbondenheid de collega’s, het team en de organisatie.
Voorbeelden zijn: een bilateraal overleg, werkoverleg, brainstormsessie of feedbackbijeenkomst.
Doel 5: Zich verbonden voelen (houding, gedrag)
In dit doel staat centraal dat je elkaar ziet en hoort. Dat je de verbinding met elkaar aangaat. Dat er hoor en wederhoor plaatsvindt. Je lost bijvoorbeeld samen uitdagingen en problemen op. Het oordeel over de ander stel je uit zodat je vanuit een luisterend oor écht kunt horen hoe het met de ander gaat (en vice versa).
Denk hierbij aan intern communicatiemiddelen zoals intervisie, een O.L.S.D. gesprek (Oordeelloos Luisteren Samenvatten en Doorvragen), een benen-op-tafel-sessie of systemische opstelling.
Plannings- en samenwerkingstools zoals: Slack en Monday
Presentatie
Speech
Systemische opstelling
Training
Vergadering
Videoboodschap
Werkoverleg
Whatsapp
Narrowcasting: wat is het en wat kun je ermee?
Narrowcasting (ook wel digitale signage) Op narrowcasting schermen vind je vaak een mix van nieuws, entertainment, promoties en informatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan berichten over actuele wachttijden, weers- en verkeersinformatie, KPI’s, planningen, verjaardagen, vacatures, veiligheids- of productinformatie en welkomstberichten.
De inhoud van die content verschilt per sector. Maar het is vrijwel altijd bedoeld om de kijker te verleiden om tot actie over te gaan of te vermaken.
De 5 grootste frustraties van een interne communicatieadviseur (en hoe je ze oplost)
Is het altijd koek en ei als het gaat om interne communicatie? Het simpele antwoord is ‘nee!’. En daarom heb ik hieronder de vijf grootste frustraties van interne communicatieadviseurs op een rij gezet. Wat ik ook heb gedaan is een oplossing aandragen voor iedere frustratie. Zou toch zonde zijn als je gefrustreerd blijft rondhangen in je werk 😉
Frustratie 1: Er ligt steevast te veel werk op je bord
Er ligt steevast te veel werk op het bord van een communicatieprofessional. Of dat nu voor intern is of voor extern. Interne communicatie gaat veelal gepaard met veel operationeel werk. Dingen doen, maken of aanpassen. Maar de échte waarde van een adviseur zit toch echt op tactisch en strategisch niveau. Alleen is het voor ieder mens verleidelijk, en ook begrijpelijk, om operationeel werk te doen. Dat geeft je het gevoel dat je wat gedaan hebt op een dag!
Oplossing: Leer ‘nee’ zeggen, maar bovenal: uitbesteden, uitbesteden, uitbesteden.
Dat heeft er in mijn functies voor gezorgd dat ik het veel rustiger kreeg op operationeel gebied, ik veel meer van waarde kon zijn op tactisch en strategisch niveau en ik ook echt meer de interne communicatie en de externe communicatie planmatig kon sturen. Vooral herhalende taken (zoals interviews met collega’ of externe klantverhalen) zijn makkelijk uit te besteden. Veel fijner!
Frustratie 2: je bent het afvalputje en de afdeling van de ‘spiegeltjes en kraaltjes’
Alles is interne communicatie. In grote bedrijven had ik vaak het idee dat mijn collega’s vonden dat alles onder communicatie valt. Dat zelfs het maken van 100 kopietjes onder interne communicatie valt. Of het bestellen van gadgets, zoals pennen, tassen en relatiegeschenken. Omdat er toevallig een logo van de organisatie op staat. Gekscherend werden we gezien als de afdeling van de spiegeltjes en de kraaltjes. Als je dat soort taken gaat aannemen omdat het weinig werk is en je collega daarmee geholpen is, think again. Mensen gaan het dan van je verwachten. En je bent druk met niks. Als je duidelijke afspraken maakt met je leveranciers over het gebruik van het logo, dan kunnen mensen dit soort taken prima zelf uitvoeren.
Oplossing: Voed je collega’s op.
Je collega's leren wat goede vraagstukken zijn voor interne communicatie en wat vraagstukken zijn die bij een ander horen. Dit kan voelen als een extra taak die je op je bordje krijgt, maar ik heb zelf gezien wat opvoeding van collega’s kan betekenen voor de lange termijn. Rust en duidelijkheid! En minder frustratie 😉
Frustratie 3: Te groot aanbod aan informatie
Er is altijd zoveel te vertellen! En het liefst zou je willen dat iedereen alles weet, omdat dan de organisatie zo soepel mogelijk draait. Maar dat is wishful thinking. Alles maar op de mail zetten dan! Maar ja, dat worden vaak lappen tekst en de gemiddelde mailbox is al ontploft! Wat is het alternatief? Kies waar je voor gaat en wat je laat.
Oplossing: gebruik narrowcasting.
Als je veel informatie op een compacte, snelle en efficiënte manier in de organisatie wilt brengen, overweeg dan eens om met narrowcasting te starten. Nog nooit van gehoord? Bekijk dan hier wat het is. Ontdekken wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan vrijblijvend een demo of kennismaking aan.
Cotap heeft op meerdere plekken narrowcasting beeldschermen hangen om collega's en klanten te informeren.
Frustratie 4: Geen tijd, geen prioriteit, geen geld
Interne communicatie zat vroeger en zit nu ook nog vaak in een verdomhoekje. Er is nagenoeg geen tijd, geen prioriteit en ook geen geld voor. Leuren om een paar euro’s wordt ook een keer vervelend.
Oplossing: zet metacommunicatie in.
Zet metacommunicatie in, zodat je structureel budget voor interne communicatie verkrijgt. Dit is veelal mijn redding geweest in grote en middelgrote organisaties. Praten over het proces, vertellen welke werkzaamheden ik doe en laten zien wat het resultaat is. Dat heet dus met een mooie term metacommunicatie. En kijk ook goed waar je je geld aan uitgeeft. Intern drukwerk is bijvoorbeeld een enorme kostenpost. Niet eens qua drukwerk zelf, maar wel qua design (veelal extern) en de tijd die je er zelf in moet steken. Zelf vond ik narrowcasting heel fijn omdat ik dan snel iets intern kon communiceren, zonder daar heel veel mensen bij te hoeven betrekken. En het koste me niks meer dan mijn eigen tijd!
Vanuit Butler.tv werken wij al meerdere jaren voor verschillende organisaties die onze software inzetten voor hun interne communicatie. Lees hier het klantverhaal van Cotap.
Frustratie 5: Tijdverlies door complexe interne systemen!
Als interne communicatieadviseur heb ik al met veel verschillende systemen moeten werken. De een nog moeilijker dan de ander! Maar goed, ik ben niet voor één gat te vangen en dus verdiepte ik me in alles wat er los en vast zat. Daardoor werd ik ook de vraagbaak van de organisatie voor de interne communicatie m.b.t. de interne nieuwsbrief, intranet, de website en ook de narrowcasting-software die we gebruikten. Onze software was alleen zó complex, dat ik zo ongeveer iedere week weer een nieuwe uitleg kon geven aan mijn collega’s. En daarnaast was de software ook niet ‘fool-proof’. Een slechte of te kleine foto uploaden kon gewoon. Super frustrerend om vervolgens die uiting op alle schermen voorbij te zien komen.
Misschien een tip die té simpel is, maar dit is wel de oplossing voor heel veel frustraties rondom interne communicatie. Kies software die zo makkelijk is dat iedereen in jouw organisatie er mee kan werken. Zelfs je oma zou het moeten kunnen! Nooit meer een collega aan je bureau die voor de honderdste keer dezelfde vraag stelt… Dit is dan ook mijn motivatie geweest om samen met mijn collega’s bij Butler.tv ervoor te zorgen dat we altijd letten op de gebruiksvriendelijkheid van onze software. Kan onze oma het? Dan kan iedereen het! Op deze pagina lees je meer over onze visie en waarom we Butler.tv gestart zijn.
Zo ziet onze software er uit
Het is natuurlijk preken voor eigen parochie, maar we zijn dan ook enorm trots op ons product. Software die gebruiksvriendelijk is voor elke collega die je maar kunt bedenken. Of dat écht zo is? Probeer het en je weet het.
Je kent ze wel: van die beeldschermen - op vliegvelden, in theaters, gemeentehuizen, apotheken en horecabedrijven - waarop reclame en informatieve boodschappen voorbij komen. Dat is narrowcasting. Een handig marketingmiddel, waarmee je relevante visuele content aan een specifieke doelgroep toont.
Achtergrond van Nico de Jong, strateeg bij Butler.tv
Hoi! Leuk dat je mijn artikel over interne communicatie hebt gelezen. Ik, Nico de Jong (39) werk al bijna mijn hele leven in de wereld van communicatie en marketing. Heb bijvoorbeeld gewerkt bij Wegener Media op de marketingafdeling, maar ook bij MBO Amersfoort als marketing- en communicatieadviseur. Vanuit die organisatie ben ik online marketing specialist geworden waarna ik als marketingstrateeg aan de slag ben gegaan bij Citymarketing Amersfoort. Sinds 2016 ben ik voor mezelf gestart als marketingstrateeg en werk ik sinds meerdere jaren ook als lifecoach voor ondernemers die met complexe (inhoudelijke en persoonlijke) vraagstukken rondlopen. Daarnaast coach en train ik marketingprofessionals die door willen groeien naar een functie als strateeg en ben ik onlangs voor deze groep een complete opleiding gestart. Plezier en nieuwsgierigheid zijn mijn drijfveren. Dat is dan ook voor mij de reden geweest om me sinds 2018 (bekijk onze tijdlijn) aan te sluiten bij het team van Butler.tv. Samenwerken met de leukste mensen op aarde is een groot goed. En bij Butler.tv hebben we die leukste mensen zitten 😃
